Wie sieht es auf deinem Schreibtisch, in den Schränken deines Arbeitszimmers bzw. Büros aus? Auch wenn nicht wenige ihr "kreatives Chaos" beschwören, ist eines klar: Wichtige Unterlagen zu suchen kostet Zeit und Nerven und mitunter sogar Geld. Um dem zu entgehen ist ein effektives Ordnungssystem notwendig.
Wird's Zeit aufzuräumen?
Woran erkennt man, ob es Zeit wird im Büro oder im Arbeitszimmer aufzuräumen? Wann ist es Zeit den eigenen Schreibtisch aufzugeben?
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Die Suche nach Notizen, Mitschriften oder Telefonnummern ist nahezu aussichtslos. Meist taucht das Gesuchte irgendwann von selbst auf.
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Computermonitor, Lampe und Schreibunterlage sind übersäht mit PostIt's. Die meisten von ihnen sind uralt oder nicht zu entziffern.
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Neben, hinter, unter und auf dem Schreibtisch türmen sich wankende Papierstapel, die auch noch durchgesehen werden.
Ordnung in 4 Schritten
Wie ist es nun möglich, Ordnung ins Chaos zu bringen? Dafür empfiehlt sich ein Vier-Schritte-System. Nacheinander wird Unnötiges ausgewählt und Wichtiges sortiert.
1.
Zunächst ist es notwendig Stapel für Stapel, Schublade für Schublade umzuwälzen. Dabei sollte sofort entschieden werden, ob ein Dokument noch benötigt wird. Entweder es ist wichtig oder es landet im Papierkorb.
2.
Im zweiten Schritt werden die aufzubewahrenden Unterlagen sortiert. Dafür eignen sich verschiedene Ordnungssysteme. Briefe und andere termingebundene Schreiben lassen sich gut in Wochen, Monate oder Jahre einteilen. Andere Unterlagen können nach inhaltlichen Aspekten gegliedert werden.
3.
Ratsam ist Ordner und Mappen nicht mit unbestimmbaren Bezeichnungen wie "wichtig", "aufheben", "Info" o.ä. zu beschriften. Nach einiger Zeit weiss niemand mehr, was sich dahinter verbirgt.
4.
Sind alle Dokumente verstaut kommt es nur noch darauf an, das gewählte System weiterzuführen. Aktuelle Dokumente sollten relativ schnell nach ihrer Relevanz beurteilt werden. Entweder werden sie in einen bestehenden Ordner oder in eine neue Mappe eingeheftet oder aussortiert.
Checkliste
positives Arbeitsklima schaffen
Arbeitsplatz öfter verändern
wichtige Arbeitsmittel griffbereit halten
Die Kehrseite
Gesund ist eine vernünftige Einschätzung des Aufwandes eigener Anstrengungen im Verhältnis zum möglichen Ergebnis. Die Bedeutung bzw. Notwendigkeit des ganzen "Unternehmens" bzw. einzelner Details wird dabei auch nicht aus den Augen verloren. Nebensächlichkeiten werden als solche erkannt und vermieden.
Bedenklich wird die Neigung die Ansprüche an eigene und fremde Leistung so hoch anzusetzten, dass sie kaum noch bzw. langfristig gar nicht mehr erfüllbar sind. Der extreme Aufwand steht in keinem Verhältnis zum erreichten Ergebnis. Damit verbunden ist eine Übergewichtung einzelner kleinerer Details, die von Dritten häufig unbemerkt bleiben.
Und dann ist Eigenleistung gefragt. Wer nicht erkennt, wieviel Energie in kleine Details und Nebensächlichkeiten investiert wird, kann die Verschwendung auch nicht stoppen. Erst durch diese Einsicht wird die Umleitung in wichtigere Projekte möglich.
Autorin Ramirez-Basco: "Der Traum, ein perfektes Leben zu führen, kann leicht zum Alptraum werden. Denn oft verliert man sich beim Streben nach Perfektionismus in nichtigen Details und verprellt andere, von denen man eine ähnlich perfekte Handlungsweise erwartet ..."
